15 Phần Mềm Theo Dõi Tiến Độ Dự Án, Quản Lý Công Việc

Để giao việc và quản lý tiến độ hiệu quả thì các doanh nghiệp thật sự rất cần một phần mềm theo dõi tiến độ dự án có những tính năng đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên thì hiện nay có rất nhiều phần mềm trên thị trường, vậy đâu sẽ là lựa chọn tốt nhất cho những người quản lý? Cùng tham khảo ngay bài viết sau đây nhé.

Top 15 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt nhất hiện nay

ADMAKE - Phần mềm quản trị dự án

Chấm điểm: 9.0/10

ADMAKE là một giải pháp phần mềm được thiết kế chuyên biệt nhằm giải quyết các thách thức trong quản lý sản xuất và thi công. Được phát triển từ kinh nghiệm thực tiễn, ADMAKE không chỉ là một công cụ quản lý công việc thông thường mà còn là một hệ thống toàn diện, giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các xưởng sản xuất và đội nhóm thi công, tối ưu hóa quy trình vận hành, kiểm soát tiến độ và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Điểm nổi bật

Điểm mạnh lớn nhất của ADMAKE nằm ở sự chuyên môn hóa. Không giống như các phần mềm quản lý dự án tổng quát, ADMAKE tập trung sâu vào các nghiệp vụ đặc thù của ngành sản xuất và thi công, mang lại những lợi ích vượt trội:

• Quản lý toàn diện 4 yếu tố cốt lõi: Phần mềm cho phép quản lý chặt chẽ và đồng bộ 4 yếu tố quan trọng nhất trong một dự án: Nhân sự (phân công, chấm công), Tiến độ (lập kế hoạch, theo dõi real-time), Vật tư (quản lý kho, xuất/nhập), và Tài chính (báo giá, tạm ứng, quyết toán).
• Tối ưu hóa quy trình: ADMAKE giúp số hóa và tự động hóa các quy trình từ báo giá, sản xuất, đến lắp đặt và nghiệm thu. Điều này giúp loại bỏ các thao tác thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.
• Kiểm soát tiến độ trực quan: Cung cấp một cái nhìn tổng thể về tiến độ của tất cả các dự án trên một giao diện duy nhất. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi công việc nào đang đúng hạn, việc nào đang chậm trễ để đưa ra quyết định kịp thời.
• Minh bạch hóa tài chính: Phần mềm giúp quản lý dòng tiền của dự án một cách minh bạch, từ việc tạo báo giá chuyên nghiệp, theo dõi các khoản tạm ứng, đến quyết toán và tính toán lãi/lỗ chính xác.

Đặc biệt, với các tính năng quản lý vật tư, theo dõi tiến độ thi công và quyết toán công trình, ADMAKE là một công cụ cực kỳ hữu ích và phù hợp cho quản lý dự án xây dựng công trình.

ERPViet

Chấm điểm: 9.0/10

ERPViet cung cấp một module quản lý dự án được tích hợp sâu trong hệ thống ERP tổng thể, kết nối liền mạch với kế toán, nhân sự, kho vận và bán hàng. Đây là giải pháp "tất cả trong một" thay vì một công cụ độc lập.

Điểm nổi bật và thế mạnh

Phần mềm quản lý dự án ERPViet sở hữu nhiều thế mạnh đáng chú ý, giúp nó trở thành một lựa chọn cạnh tranh trên thị trường:

• Tích hợp toàn diện 360 độ: Mọi thông tin về dự án—từ việc chấm công cho nhân sự, quản lý chi phí, xuất kho vật tư đến việc xuất hóa đơn cho khách hàng—đều được liên kết trên một hệ thống duy nhất. Điều này loại bỏ tình trạng dữ liệu phân mảnh và cung cấp cho nhà quản lý một bức tranh tài chính và tiến độ dự án chính xác theo thời gian thực.
• Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: ERPViet được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở, cho phép tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với những quy trình và nghiệp vụ đặc thù của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp không bị đóng khung trong một quy trình có sẵn mà có thể điều chỉnh phần mềm theo cách vận hành của mình.
• Tối ưu chi phí ban đầu: Một trong những rào cản lớn nhất khi triển khai ERP là chi phí bản quyền. ERPViet giải quyết vấn đề này bằng cách không yêu cầu chi phí bản quyền, giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiết kiệm một khoản đầu tư đáng kể ban đầu.
• Quản trị hiệu quả và giảm thiểu rủi ro: Bằng cách tập trung hóa dữ liệu, hệ thống giúp chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân sự và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến sai sót thông tin, chậm tiến độ hay vượt ngân sách.

Trello

Chấm điểm: 9.0/10

Trello là một công cụ quản lý công việc và dự án trực quan, nổi tiếng với phương pháp Kanban-style (bảng, danh sách, thẻ). Nền tảng này tập trung vào sự đơn giản, giúp các nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, sắp xếp nhiệm vụ và tăng cường hiệu quả cộng tác mà không cần đào tạo phức tạp.

Điểm nổi bật:

• Giao diện trực quan & Dễ sử dụng: Sức mạnh lớn nhất của Trello nằm ở giao diện kéo-thả. Mọi công việc được thể hiện dưới dạng các "thẻ" (cards) nằm trong các "danh sách" (lists) trên một "bảng" (board). Cách tiếp cận này giúp người dùng nắm bắt ngay lập tức trạng thái của dự án (ví dụ: Cần làm, Đang làm, Đã xong) chỉ bằng một cái nhìn.
• Linh hoạt và Tùy biến: Trello không bị giới hạn trong bất kỳ ngành nghề nào. Từ đội ngũ marketing, phát triển phần mềm, nhân sự cho đến quản lý công việc cá nhân, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh các bảng và quy trình làm việc cho phù hợp với nhu cầu cụ thể.
• Tự động hóa với Butler: Tính năng tự động hóa Butler tích hợp sẵn giúp loại bỏ các thao tác lặp đi lặp lại. Người dùng có thể tạo các quy tắc, lệnh và nút bấm tùy chỉnh để tự động di chuyển thẻ, gán thành viên, thêm danh sách kiểm tra (checklist) khi một điều kiện nhất định được đáp ứng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
• Hệ sinh thái Power-Ups: Trello cho phép tích hợp với hàng trăm ứng dụng phổ biến khác như Slack, Google Drive, Jira, Microsoft Teams... thông qua các "Power-Ups", giúp mở rộng chức năng và kết nối Trello vào luồng công việc hiện có của doanh nghiệp.

Base Wework

Chấm điểm: 9.2/10

Base Wework là một giải pháp quản lý công việc và dự án toàn diện được thiết kế chuyên biệt cho thị trường Việt Nam. Nền tảng này không chỉ là một công cụ theo dõi nhiệm vụ đơn thuần mà còn là một trung tâm điều phối, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, phân bổ nguồn lực và đo lường hiệu suất một cách có hệ thống.

Điểm nổi bật:

• Tích hợp sâu trong hệ sinh thái Base.vn: Đây là lợi thế cạnh tranh lớn nhất của Base Wework. Dữ liệu từ Wework được liên thông liền mạch với các ứng dụng khác trong bộ giải pháp của Base như Base Request (quản lý yêu cầu), Base HRM (quản lý nhân sự), Base Finance (quản lý tài chính), tạo thành một luồng công việc không gián đoạn và một hệ thống quản trị hợp nhất.
• Cấu trúc công việc phân cấp, rõ ràng: Phần mềm cho phép chia nhỏ công việc theo một cấu trúc logic và chặt chẽ: Dự án → Nhóm công việc → Công việc → Công việc con. Cấu trúc này giúp nhà quản lý dễ dàng bao quát các dự án phức tạp và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ đầu việc nào.
• Đa dạng phương pháp quản lý trực quan: Base Wework cung cấp nhiều dạng xem (view) khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu quản lý, bao gồm dạng Danh sách (List), Bảng (Kanban), và Biểu đồ Gantt. Điều này mang lại sự linh hoạt, giúp các đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ theo cách trực quan nhất.
• Hệ thống báo cáo và đo lường hiệu suất mạnh mẽ: Nền tảng tự động tạo ra các báo cáo chi tiết về tiến độ, hiệu suất của từng nhân viên, phòng ban và tình trạng của dự án. Khả năng đo lường dựa trên dữ liệu thực tế giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Ibom

Chấm điểm: 9.0/10

Ibom là một hệ sinh thái giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) được thiết kế chuyên sâu và tối ưu cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư, xây dựng, và bất động sản tại Việt Nam. Nền tảng này cung cấp một công cụ toàn diện để quản lý mọi khía cạnh của dự án, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc.

Điểm nổi bật của iBom

Điểm mạnh cốt lõi và khác biệt nhất của iBom là sự am hiểu sâu sắc các nghiệp vụ đặc thù của ngành xây dựng, tích hợp chúng vào một hệ thống quản trị hợp nhất.

• Chuyên môn hóa cho ngành xây dựng - Bất động sản: iBom được xây dựng xung quanh các quy trình phức tạp của ngành, bao gồm quản lý dự toán và hồ sơ dự thầu, kiểm soát hợp đồng với chủ đầu tư và nhà thầu phụ, quản lý cung ứng vật tư theo từng công trình, và quản lý máy móc, thiết bị thi công.
• Quản lý toàn diện trên một nền tảng (ERP): Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ, iBom tích hợp tất cả các module quan trọng vào một hệ thống duy nhất: Quản lý Dự án (iBom.PM), Quản lý Nhân sự (iBom.HRM), Quản lý Tài chính (iBom.IM), Quản lý Tài sản (iBom.AM),... tạo ra luồng dữ liệu thông suốt và nhất quán toàn doanh nghiệp.
• Kiểm soát chi phí và tiến độ chặt chẽ: Nền tảng cho phép lập dự toán chi tiết, theo dõi chi phí thực tế so với kế hoạch theo thời gian thực, và quản lý dòng tiền của dự án. Tiến độ công việc được trực quan hóa, giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt các điểm nóng và đưa ra quyết định kịp thời.
• Linh hoạt và phân quyền mạnh mẽ: iBom hỗ trợ quản lý theo mô hình tập đoàn, tổng công ty với nhiều công ty con. Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng chức năng và dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật và cho phép truy cập, phê duyệt linh hoạt qua ứng dụng di động.

Odoo

Chấm điểm: 9.0/10

Odoo không phải là một phần mềm quản lý dự án độc lập, mà là một module nằm trong một hệ sinh thái giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở, toàn diện. Cách tiếp cận này mang lại cho module Quản lý Dự án của Odoo một sức mạnh vượt trội: khả năng tích hợp liền mạch với mọi hoạt động khác của doanh nghiệp, từ bán hàng, kế toán đến nhân sự và kho vận.

Điểm nổi bật của Odoo Project

• Tích hợp toàn diện trong hệ sinh thái ERP: Đây là lợi thế cạnh tranh tuyệt đối. Một đơn hàng từ module Bán hàng (Sales) có thể tự động tạo ra một dự án mới. Thời gian làm việc của nhân viên ghi nhận trên dự án (Timesheets) được tự động chuyển sang module Kế toán (Accounting) để xuất hóa đơn cho khách hàng. Luồng dữ liệu xuyên suốt này giúp loại bỏ các thao tác thủ công và cung cấp một cái nhìn 360 độ về hiệu quả kinh doanh.
• Linh hoạt và tùy biến cao (Mã nguồn mở): Là một giải pháp mã nguồn mở, Odoo cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh gần như không giới hạn để phù hợp với các quy trình làm việc đặc thù. Doanh nghiệp có thể tự phát triển hoặc thông qua các đối tác để thêm tính năng, thay đổi giao diện, và xây dựng các báo cáo chuyên biệt.
• Giao diện trực quan và đa dạng chế độ xem: Odoo Project cung cấp nhiều chế độ xem linh hoạt để đáp ứng các phương pháp quản lý khác nhau: bảng Kanban (kéo-thả các tác vụ), biểu đồ Gantt (lập kế hoạch và theo dõi sự phụ thuộc), lịch, và danh sách. Giao diện hiện đại giúp người dùng dễ dàng làm quen và thao tác.
• Quản lý chi phí và lợi nhuận dự án: Nhờ sự tích hợp với kế toán và chấm công, Odoo cho phép theo dõi chi phí thực tế (nhân công, chi phí khác) và so sánh với ngân sách dự kiến. Các báo cáo phân tích giúp nhà quản lý đánh giá chính xác lợi nhuận của từng dự án.

GXD

Chấm điểm: 9.0/10

Phần mềm Quản lý dự án GXD (QLDA GXD) là một giải pháp được thiết kế chuyên biệt và sâu sắc cho ngành quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Việt Nam. Khác biệt hoàn toàn với các công cụ quản lý dự án đa ngành, QLDA GXD tập trung vào việc tuân thủ các quy trình, biểu mẫu và quy định pháp luật hiện hành của nhà nước, biến nó trở thành một công cụ nghiệp vụ thiết yếu thay vì chỉ là một nền tảng theo dõi công việc.

Điểm nổi bật:

• Tuân thủ chặt chẽ quy định Pháp luật Việt Nam: Đây là thế mạnh cốt lõi và khác biệt nhất. Phần mềm được xây dựng bám sát các Nghị định và Thông tư mới nhất của Chính phủ và Bộ Xây dựng (như Nghị định 15/2021/NĐ-CP, 06/2021/NĐ-CP...). Điều này giúp đảm bảo tính pháp lý cho hồ sơ, giảm thiểu rủi ro cho chủ đầu tư và các nhà thầu.
• Quản lý toàn diện nghiệp vụ đặc thù xây dựng: QLDA GXD đi sâu vào các nghiệp vụ mà phần mềm thông thường không có, bao gồm: Quản lý Hợp đồng, Quản lý Hồ sơ chất lượng, Quản lý Thanh quyết toán, và Nhật ký thi công điện tử. Mọi quy trình đều được số hóa một cách bài bản.
• Tích hợp trong hệ sinh thái GXD: Phần mềm có khả năng liên kết dữ liệu chặt chẽ với các công cụ khác của GXD như Dự toán GXD, Dự thầu GXD. Sự đồng bộ này tạo ra một luồng thông tin thông suốt từ khâu lập dự toán, đấu thầu đến quản lý thi công, giúp giảm thiểu sai sót và nhập liệu thủ công.
• Tập trung vào quy trình và tài liệu: Nền tảng được tối ưu cho việc quản lý, lưu trữ và luân chuyển hồ sơ, tài liệu dự án một cách khoa học, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng cho công tác kiểm tra, kiểm toán sau này.

1Office

Chấm điểm: 9.3/10

1Office là nền tảng quản trị doanh nghiệp "All-in-One", tích hợp Quản lý Dự án (Workplace), Nhân sự (HRM) và Khách hàng (CRM) vào một giải pháp duy nhất, hướng đến việc tạo ra một không gian làm việc số đồng bộ.

Điểm nổi bật và thế mạnh

• Tích hợp toàn diện 3 trong 1: Sức mạnh vượt trội của 1Office đến từ việc kết hợp Workplace, HRM và CRM trên một nền tảng duy nhất. Một dự án không chỉ được quản lý về mặt tiến độ công việc mà còn được liên kết trực tiếp với thông tin nhân sự (KPI, lương thưởng, ngày công) và dữ liệu khách hàng (hợp đồng, cơ hội), tạo ra một bức tranh toàn cảnh 360 độ về hoạt động của doanh nghiệp.
• Tự động hóa quy trình: 1Office cho phép người dùng thiết lập các quy trình tự động hóa cho các luồng công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ, khi một hợp đồng trên CRM được ký, hệ thống có thể tự động tạo một dự án mới trên Workplace và giao việc cho các phòng ban liên quan, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và tăng tốc độ xử lý.
• Đa dạng giao diện quản lý: Tương tự các công cụ hiện đại, 1Office hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý trực quan như Kanban, biểu đồ Gantt, và dạng Lịch, cho phép các đội nhóm linh hoạt lựa chọn cách theo dõi công việc phù hợp nhất với mình.
• Hệ thống báo cáo thông minh: Nền tảng cung cấp các dashboard và hệ thống báo cáo động, cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ dự án, hiệu suất nhân viên và các chỉ số kinh doanh quan trọng khác theo thời gian thực, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Misa Amis

Chấm điểm: 9.0/10

MISA AMIS là một nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất, trong đó phân hệ quản lý công việc và dự án được liên kết chặt chẽ với bộ giải pháp lõi bao gồm Kế toán, Marketing, Bán hàng và Nhân sự. Thế mạnh của MISA AMIS đến từ uy tín thương hiệu MISA và khả năng tạo ra một dòng chảy dữ liệu thông suốt, phục vụ các doanh nghiệp Việt Nam muốn quản trị bài bản trên một nền tảng duy nhất.

Điểm nổi bật và thế mạnh

• Tích hợp sâu trong hệ sinh thái MISA: Lợi thế cạnh tranh lớn nhất là khả năng kết nối liền mạch với các phần mềm cực kỳ phổ biến của MISA, đặc biệt là Kế toán. Một dự án có thể được theo dõi không chỉ về tiến độ mà còn về dòng tiền, chi phí, và hiệu quả tài chính một cách chính xác, điều mà các công cụ độc lập khó làm được.
• Quản lý công việc đa cấp, chi tiết: Nền tảng cho phép tổ chức công việc theo nhiều lớp lang từ Dự án/Nhóm dự án → Công việc → Công việc con, giúp quản lý các dự án phức tạp một cách khoa học và đảm bảo không bỏ sót đầu việc.
• Đo lường và báo cáo toàn diện: AMIS Công việc cung cấp hệ thống báo cáo đa chiều, tự động và trực quan. Nhà quản lý có thể dễ dàng xem báo cáo tiến độ, hiệu suất của từng cá nhân, phòng ban, và tình trạng tổng thể của dự án để ra quyết định kịp thời.
• Phù hợp với doanh nghiệp Việt: Với kinh nghiệm lâu năm phục vụ thị trường Việt Nam, các quy trình trên MISA AMIS được thiết kế phù hợp với mô hình và thói quen làm việc của các doanh nghiệp trong nước, từ việc giao việc, báo cáo đến kiểm soát.

Bitrix24

Chấm điểm: 8.5/10

Bitrix24 là một nền tảng quản lý dự án và cộng tác trực tuyến mạnh mẽ, cung cấp một hệ sinh thái toàn diện các công cụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý công việc, phần mềm này còn tích hợp các tính năng giao tiếp, quản lý tài liệu và tự động hóa, hướng đến mục tiêu trở thành một không gian làm việc hợp nhất.

Điểm nổi bật và sức mạnh của Bitrix24

• Quản lý dự án đa phương pháp: Bitrix24 hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý linh hoạt như danh sách công việc (To-do list), bảng Kanban, biểu đồ Gantt và Scrum, giúp các đội nhóm dễ dàng lựa chọn cách thức làm việc phù hợp nhất với dự án của mình.
• Hệ thống giao tiếp nội bộ hợp nhất: Nền tảng tích hợp sẵn các công cụ giao tiếp mạnh mẽ như chat, gọi video, hội nghị trực tuyến, và mạng xã hội nội bộ (bảng tin). Điều này giúp loại bỏ rào cản thông tin, đảm bảo luồng trao đổi được xuyên suốt và tức thì.
• Tự động hóa quy trình: Khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại (như tạo công việc, gửi thông báo) giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và cho phép nhân viên tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn.
• Hỗ trợ AI (CoPilot): Trợ lý AI CoPilot là một điểm nhấn hiện đại, giúp người dùng nhanh chóng tạo mô tả công việc, tóm tắt nội dung, hay xây dựng danh sách kiểm tra, từ đó nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc.

Myxteam

Chấm điểm: 7.5/10

Myxteam là một phần mềm quản lý công việc và giao tiếp nhóm được thiết kế với triết lý tinh gọn, tập trung vào việc đơn giản hóa quy trình phối hợp và tăng cường hiệu suất làm việc từ xa. Nền tảng này hướng đến việc tạo ra một không gian làm việc tập trung, nơi mọi kế hoạch, thảo luận và tài liệu đều được lưu trữ một cách khoa học và dễ dàng truy cập.

Điểm nổi bật và sức mạnh của Myxteam

• Giao tiếp theo ngữ cảnh công việc: Một trong những tính năng nổi bật là khả năng thảo luận trực tiếp trên từng đầu việc. Mọi bình luận, tệp đính kèm đều được lưu lại, tạo thành một dòng lịch sử công việc rõ ràng, giúp người mới dễ dàng nắm bắt hoặc khi cần xem lại không bị thất lạc thông tin.
• Tích hợp Chatwork hiệu quả: Myxteam tích hợp một nền tảng chat chuyên dụng, giúp tách biệt hoàn toàn giao tiếp công việc khỏi các ứng dụng nhắn tin cá nhân. Điều này không chỉ tăng tính bảo mật mà còn giúp nhân viên tập trung hơn, tránh xao nhãng.
• Tự động hóa nhắc nhở: Bot Myxteam tự động gửi thông báo về các công việc sắp đến hạn hoặc quá hạn, giúp giảm tải cho người quản lý trong việc đốc thúc và nâng cao tính tự giác của thành viên.
• Lưu trữ đám mây an toàn: Việc sử dụng nền tảng đám mây của Microsoft đảm bảo dữ liệu được lưu trữ tập trung, an toàn và có thể truy cập từ mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi, rất lý tưởng cho các đội nhóm làm việc từ xa.

Faceworks

Chấm điểm: 8.0/10

Faceworks là một giải pháp phần mềm quản lý dự án được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, hướng đến việc cung cấp một công cụ toàn diện cho các doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm này không chỉ tập trung vào việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, mà còn tích hợp sâu rộng các khía cạnh quản lý khác như tài chính, nguồn lực, và rủi ro, đặc biệt có thế mạnh trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng.

Điểm nổi bật của Faceworks

Điểm mạnh cốt lõi của Faceworks nằm ở khả năng tùy biến và quản lý tổng thể, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ mọi khía cạnh của dự án trên một nền tảng duy nhất.

• Quản lý toàn diện 360 độ: Khác với các công cụ chỉ tập trung vào quản lý công việc, Faceworks tích hợp sâu rộng các tính năng từ quản lý thông tin chi tiết dự án, dự toán đầu tư, kế hoạch sử dụng vốn, đến quản lý hợp đồng và theo dõi công nợ. Điều này cho phép nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể từ khi khởi tạo đến khi kết thúc dự án.
• Theo dõi tiến độ & Nguồn lực trực quan: Phần mềm cung cấp các công cụ theo dõi tiến độ theo thời gian thực, cho phép phân chia công việc chi tiết theo cấu trúc (công việc cha - con), gán mức độ ưu tiên và theo dõi trạng thái. Faceworks cũng tự động tính toán nguồn nhân lực dự kiến cần thiết dựa trên khối lượng công việc và thời gian định mức.
• Hệ thống cảnh báo thông minh: Một trong những tính năng giá trị nhất là hệ thống cảnh báo và nhắc nhở tự động. Phần mềm sẽ gửi thông báo về các công việc sắp đến hạn, các dự án cần thực hiện, và đặc biệt là các cảnh báo sớm về rủi ro hoặc sai sót trong quá trình thực thi, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.
• Phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt Nam: Faceworks được thiết kế để tương thích với các quy trình và quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng (Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu), giúp doanh nghiệp quản lý các gói thầu, hợp đồng và hồ sơ một cách quy chuẩn.

Sinnova

Chấm điểm: 8.5/10

Sinnova-PM là một giải pháp quản lý dự án toàn diện, thuộc hệ sinh thái phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) của SinnovaSoft. Phần mềm này được xây dựng trên nền tảng web, tập trung vào việc cung cấp một công cụ mạnh mẽ để kiểm soát tập trung và tối ưu hóa hiệu suất cho đa dạng các loại hình dự án, từ kinh doanh, xây dựng đến sản phẩm, dịch vụ.

Những điểm nổi bật của Sinnova-PM

Điểm mạnh của Sinnova-PM là khả năng quản lý đa dự án ở cấp độ vĩ mô, đồng thời cung cấp đầy đủ công cụ để đi sâu vào chi tiết từng công việc, phù hợp cho cả mô hình doanh nghiệp lớn và tập đoàn.

• Quản lý danh mục đa dự án: Sinnova-PM cho phép quản lý và theo dõi đồng thời nhiều dự án trên cùng một hệ thống. Nhà quản lý có thể dễ dàng có được cái nhìn tổng quan thông qua dashboard, báo cáo đa chiều về tiến độ, trạng thái, và ngân sách của toàn bộ danh mục dự án.
• Hoạch định và kiểm soát toàn diện: Phần mềm cung cấp bộ công cụ chi tiết để lập kế hoạch công việc theo cấu trúc phân cấp (WBS), quản lý sự phụ thuộc giữa các tác vụ (FS, SS, FF, SF), và trực quan hóa tiến độ qua biểu đồ Gantt. Nó cũng tích hợp chặt chẽ việc quản lý nguồn lực, ngân sách, chi phí, và doanh thu của dự án.
• Quản lý rủi ro và thay đổi (CR): Sinnova-PM có các module chuyên biệt để theo dõi các vấn đề phát sinh (issues), quản lý rủi ro (risks) và kiểm soát các yêu cầu thay đổi (Change Requests). Mọi thay đổi về phạm vi, chi phí, tiến độ đều được ghi nhận và đi qua quy trình phê duyệt rõ ràng.
• Linh hoạt và tích hợp: Hoạt động trên nền tảng web giúp người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi. Phần mềm hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và có khả năng tùy biến, tích hợp với các phân hệ khác trong bộ giải pháp ERP của Sinnova như CRM, HRMS, Kế toán.

IZWork

Chấm điểm: 7.5/10

IZWork là nền tảng quản lý công việc và dự án được thiết kế với triết lý tối giản và hiệu quả, hướng đến việc giúp các đội nhóm và doanh nghiệp dễ dàng tổ chức, phân công và theo dõi tiến độ công việc. Hoạt động trên nền tảng web, IZWork tập trung vào trải nghiệm người dùng thân thiện và các tính năng cốt lõi cần thiết cho việc vận hành hàng ngày.

Những điểm nổi bật của IZWork

Điểm mạnh cốt lõi của IZWork nằm ở sự đơn giản và tính trực quan, giúp người dùng có thể nhanh chóng làm quen và áp dụng vào công việc mà không đòi hỏi quá trình đào tạo phức tạp.

• Giao diện tối giản và dễ sử dụng: IZWork sở hữu giao diện được thiết kế tinh gọn, hợp lý. Các tính năng được sắp xếp một cách logic, giúp người dùng mới có thể dễ dàng tạo dự án, phân công công việc và theo dõi tiến độ ngay từ lần đầu sử dụng.
• Quản lý công việc hiệu quả: Nền tảng cho phép tạo và giao việc nhanh chóng, thiết lập thời hạn cụ thể và mời các thành viên liên quan tham gia. Hệ thống nhắc nhở tự động giúp đảm bảo các công việc đến hạn không bị bỏ sót.
• Báo cáo trực quan: Phần mềm cung cấp các báo cáo và thống kê dưới dạng biểu đồ, dashboard trực quan. Điều này giúp nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng trạng thái của các dự án, hiệu suất của từng nhân viên và khối lượng công việc tổng thể.
• Đồng bộ thời gian thực: Mọi thay đổi về công việc, bình luận hay cập nhật trạng thái đều được đồng bộ ngay lập tức đến tất cả các thành viên trong dự án, đảm bảo thông tin luôn được xuyên suốt và kịp thời.

Google Task

Chấm điểm: 7.0/10

Google Tasks là một công cụ quản lý danh sách công việc (to-do list) được phát triển bởi Google. Cần làm rõ ngay từ đầu, đây không phải là một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp với đầy đủ tính năng, mà là một công cụ quản lý công việc cá nhân tinh gọn, với sức mạnh lớn nhất đến từ việc tích hợp sâu vào hệ sinh thái của Google (Gmail, Calendar, Chat).

Những điểm nổi bật của Google Tasks

• Tích hợp sâu trong hệ sinh thái Google: Đây là ưu điểm vượt trội và độc đáo nhất. Người dùng có thể kéo thả một email trong Gmail để tạo thành một công việc, các tác vụ có thời hạn sẽ tự động hiển thị trên Google Calendar. Sự tích hợp này giúp tạo ra một quy trình làm việc không gián đoạn, biến các trao đổi thành hành động một cách nhanh chóng.
• Thiết kế tối giản và trực quan: Google Tasks loại bỏ mọi tính năng phức tạp, chỉ tập trung vào những gì cốt lõi: tạo danh sách, thêm công việc, đặt lịch hẹn và thêm mô tả ngắn. Giao diện "không cần học" giúp người dùng có thể sử dụng thành thạo ngay lập tức.
• Nền tảng đa thiết bị và miễn phí: Công cụ này hoàn toàn miễn phí với bất kỳ tài khoản Google nào. Dữ liệu được đồng bộ hóa tức thì giữa phiên bản web (tích hợp trong Gmail/Calendar) và các ứng dụng di động riêng biệt trên iOS và Android, giúp bạn truy cập danh sách công việc của mình mọi lúc, mọi nơi.
• Tổ chức cơ bản nhưng hiệu quả: Mặc dù đơn giản, Google Tasks vẫn cho phép tạo nhiều danh sách khác nhau (ví dụ: Công việc, Cá nhân, Mua sắm) và tạo các công việc phụ (subtasks) bên trong một tác vụ chính, đủ để tổ chức các kế hoạch cá nhân một cách hiệu quả.

Một số phần mềm theo dõi tiến độ dự án khác

Microsoft Planner

Microsoft Planner là ứng dụng quản lý công việc trực quan trong hệ sinh thái Microsoft 365, sử dụng phương pháp bảng Kanban để giúp các nhóm cộng tác và theo dõi tiến độ các dự án đơn giản.

Ưu điểm:

• Tích hợp sâu: Hoạt động liền mạch với Microsoft Teams, Outlook và SharePoint.
• Dễ sử dụng: Giao diện kéo-thả đơn giản, không cần đào tạo phức tạp.
• Chi phí hiệu quả: Miễn phí kèm theo hầu hết các gói Microsoft 365 Business.
• Tốt cho cộng tác: Dễ dàng phân công, theo dõi và thảo luận công việc nhóm.

Nhược điểm:

• Tính năng cơ bản: Thiếu các công cụ nâng cao như biểu đồ Gantt, quản lý phụ thuộc công việc và theo dõi ngân sách.
• Báo cáo hạn chế: Khả năng phân tích và báo cáo không chi tiết.
• Phụ thuộc Microsoft 365: Bắt buộc phải có tài khoản Microsoft 365 để sử dụng.
• Ít tùy chỉnh: Kém linh hoạt so với các đối thủ như Trello hay Asana.

Smartsheet

Smartsheet là nền tảng quản lý công việc và dự án linh hoạt, kết hợp sức mạnh của bảng tính với các công cụ tự động hóa, báo cáo và nhiều chế độ xem trực quan. Đây là giải pháp mạnh mẽ cho các quy trình và dự án phức tạp.

Ưu điểm:

• Rất linh hoạt: Giao diện giống bảng tính nhưng có thể tùy chỉnh cao.
• Tự động hóa mạnh mẽ: Tự động hóa thông báo, phê duyệt và các tác vụ lặp lại.
• Báo cáo toàn diện: Bảng điều khiển (dashboard) trực quan và báo cáo thời gian thực.
• Tích hợp tốt: Kết nối với các hệ thống phổ biến như Microsoft, Google, Salesforce.

Nhược điểm:

• Khó sử dụng nâng cao: Cần thời gian để thành thạo các tính năng phức tạp.
• Chi phí cao: Giá các gói dịch vụ cao hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh.
• Hiệu suất chậm: Có thể bị lag khi làm việc với các trang tính chứa lượng dữ liệu lớn.
• Giao diện dễ rối: Có thể trở nên lộn xộn và khó điều hướng với các dự án lớn.

Basecamp

Ưu điểm:

• Cực kỳ đơn giản: Giao diện trực quan, dễ sử dụng cho mọi người dùng.
• Giao tiếp tập trung: Giúp giảm email nội bộ và giữ các cuộc thảo luận ngăn nắp.
• Giá cố định: Mức phí hàng tháng không đổi, không giới hạn số lượng người dùng.
• Minh bạch: Tất cả thông tin dự án được tập trung tại một nơi, dễ theo dõi.

Nhược điểm:

• Thiếu tính năng nâng cao: Không có biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian hay quản lý phụ thuộc.
• Ít tùy chỉnh: Không linh hoạt, người dùng phải theo cấu trúc có sẵn của Basecamp.
• Quản lý công việc cơ bản: Thiếu các tính năng như đặt mức độ ưu tiên cho công việc.
• Báo cáo hạn chế: Khả năng tạo báo cáo và phân tích hiệu suất rất yếu.

Wrike

Ưu điểm:

• Rất linh hoạt: Tùy chỉnh sâu quy trình làm việc, trường dữ liệu và bảng điều khiển.
• Hiển thị đa dạng: Cung cấp nhiều chế độ xem (Gantt, Kanban, Lịch) để theo dõi toàn diện.
• Cộng tác hiệu quả: Tích hợp các công cụ phê duyệt và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.
• Báo cáo chi tiết: Khả năng phân tích và tạo báo cáo động mạnh mẽ.

Nhược điểm:

• Phức tạp cho người mới: Giao diện nhiều tính năng, đòi hỏi thời gian để làm quen.
• Chi phí cao: Các gói nâng cao có giá đắt hơn so với nhiều đối thủ.
• Giao tiếp nội bộ hạn chế: Thiếu tính năng chat trực tiếp mạnh mẽ.
• Trải nghiệm di động chưa tối ưu: Ứng dụng di động kém mượt mà hơn phiên bản web.

Todoist

Todoist là một ứng dụng quản lý công việc dưới dạng danh sách (to-do list) mạnh mẽ, nổi bật với sự đơn giản, giao diện gọn gàng và khả năng đồng bộ hóa đa nền tảng. Ứng dụng này lý tưởng cho việc quản lý tác vụ cá nhân và các dự án nhỏ.

Ưu điểm:

• Giao diện tối giản: Rất sạch sẽ, trực quan và dễ sử dụng.
• Tạo việc nhanh: Hỗ trợ ngôn ngữ tự nhiên để đặt lịch và deadline.
• Đồng bộ hóa xuất sắc: Hoạt động liền mạch trên mọi thiết bị.
• Tích hợp tốt: Dễ dàng kết nối với Lịch Google, Slack, và nhiều ứng dụng khác.

Nhược điểm:

• Không dành cho dự án lớn: Thiếu các công cụ nâng cao như biểu đồ Gantt, quản lý tài nguyên.
• Gói miễn phí hạn chế: Các tính năng quan trọng như lời nhắc (reminders) yêu cầu trả phí.
• Cộng tác cơ bản: Không đủ mạnh mẽ cho các nhóm cần quy trình làm việc phức tạp.
• Báo cáo đơn giản: Khả năng theo dõi hiệu suất còn hạn chế.

Asana

Asana giúp các đội nhóm biến mục tiêu thành hành động bằng cách cung cấp một không gian chung để tổ chức, theo dõi và quản lý toàn bộ công việc. Nền tảng này nổi bật nhờ sự linh hoạt, cho phép người dùng giám sát dự án qua nhiều góc nhìn khác nhau.

Ưu điểm:

• Linh hoạt và trực quan: Cung cấp nhiều chế độ xem (danh sách, bảng Kanban, timeline) phù hợp với mọi quy trình làm việc.
• Cộng tác hiệu quả: Dễ dàng giao việc, bình luận và theo dõi tiến độ trong từng nhiệm vụ.
• Tự động hóa thông minh: Tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
• Tích hợp đa dạng: Kết nối liền mạch với hàng trăm ứng dụng phổ biến khác.

Nhược điểm:

• Phức tạp cho người mới: Nhiều tính năng có thể gây choáng ngợp lúc ban đầu.
• Chi phí cao cho các gói nâng cao: Các tính năng quan trọng yêu cầu trả phí, có thể đắt với nhóm nhỏ.
• Giới hạn người thực hiện: Mặc định chỉ cho phép một người phụ trách mỗi nhiệm vụ.
• Không có theo dõi thời gian: Cần tích hợp ứng dụng bên thứ ba để theo dõi thời gian làm việc.

Clickup

Ưu điểm:

• Tính năng toàn diện: Tích hợp mọi thứ từ quản lý công việc, tài liệu, chat, đến biểu đồ Gantt và bản đồ tư duy.
• Tùy biến cực cao: Cho phép tùy chỉnh gần như mọi khía cạnh để phù hợp với mọi quy trình.
• Gói miễn phí mạnh mẽ: Cung cấp nhiều tính năng cao cấp ngay cả trong gói miễn phí.
• Giá cả cạnh tranh: Các gói trả phí mang lại nhiều giá trị so với chi phí.

Nhược điểm:

• Phức tạp và choáng ngợp: Quá nhiều tính năng khiến người mới khó làm quen.
• Hiệu suất chưa ổn định: Có thể bị chậm hoặc lag khi xử lý nhiều dữ liệu.
• Giao diện đôi khi rối: Nhiều tùy chọn có thể khiến giao diện trở nên lộn xộn.
• Ứng dụng di động cần cải thiện: Trải nghiệm trên di động không tốt bằng phiên bản máy tính.

Lợi ích của những công cụ quản lý dự án

• Nâng cao năng suất rõ rệt: Một trong những tác động lớn nhất là khả năng tự động hóa các tác vụ lặp lại và tinh gọn quy trình làm việc. Thay vì quản lý thủ công, phần mềm cho phép theo dõi, phân công và báo cáo một cách liền mạch. Theo một báo cáo của PwC (PricewaterhouseCoopers), việc áp dụng phần mềm quản lý dự án kỹ thuật số có thể cải thiện năng suất tổng thể từ 15% đến 20%, giúp nhân viên giải phóng thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị chiến lược cao hơn.
• Quản lý tập trung và toàn diện: Các công cụ này cung cấp một không gian làm việc số duy nhất, nơi mọi thông tin, tài liệu và lịch trình được lưu trữ một cách hệ thống. Điều này cho phép nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tiến độ của một hoặc nhiều dự án cùng lúc, giảm thiểu nguy cơ bỏ sót thông tin hay xung đột công việc.
• Cải thiện giao tiếp và hợp tác nhóm: Phần mềm tạo ra một kênh giao tiếp minh bạch, giúp các thành viên trong nhóm—dù làm việc tại văn phòng hay từ xa—đều có thể dễ dàng trao đổi, chia sẻ tệp và cập nhật trạng thái công việc. Điều này loại bỏ các rào cản thông tin và đảm bảo luồng công việc diễn ra trơn tru giữa các phòng ban.
• Theo dõi tiến độ và quản lý rủi ro hiệu quả: Với khả năng cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực (ví dụ: Đang thực hiện, Đã hoàn thành), nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định các điểm nghẽn hoặc vấn đề tiềm ẩn. Việc phát hiện sớm rủi ro cho phép đội ngũ đưa ra giải pháp xử lý kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
• Đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu: Dựa trên các số liệu cụ thể và trực quan như tỷ lệ hoàn thành công việc hay thời gian thực thi, các công cụ này cung cấp cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để đánh giá hiệu suất của từng cá nhân và cả nhóm một cách khách quan. Điều này không chỉ giúp ghi nhận đóng góp mà còn xác định các kỹ năng cần cải thiện.
• Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực: Các nền tảng quản lý dự án tiên tiến cho phép nhà quản lý theo dõi và phân bổ nguồn lực (nhân sự, ngân sách, thời gian) một cách thông minh. Bằng cách xác định khối lượng công việc của từng người, công ty có thể điều phối nhiệm vụ hợp lý, đảm bảo không ai bị quá tải và dự án được thực hiện với chi phí tối ưu nhất.

Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý tiến độ

• Tính năng phù hợp: Chỉ chọn các tính năng thực sự cần thiết cho quy trình làm việc, tránh sự phức tạp và lãng phí không đáng có.
• Giao diện trực quan: Ưu tiên phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng để giảm thời gian đào tạo và giúp đội ngũ nhanh chóng thích nghi.
• Chi phí hợp lý: Ngân sách phải minh bạch và tương xứng với giá trị mà phần mềm mang lại. Cân nhắc tổng chi phí sở hữu (TCO).
• Bảo mật cấp cao: Nền tảng phải có các tiêu chuẩn bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ an toàn cho dữ liệu kinh doanh và thông tin khách hàng.
• Khả năng tích hợp: Đảm bảo phần mềm có thể kết nối liền mạch với các công cụ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng (email, CRM, lưu trữ đám mây).
• Hỗ trợ nhanh chóng: Nhà cung cấp phải có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng giải quyết vấn đề khi cần thiết.
• Khả năng mở rộng: Phần mềm phải dễ dàng nâng cấp để đáp ứng nhu cầu khi doanh nghiệp phát triển về quy mô và nhân sự.
• Uy tín nhà cung cấp: Lựa chọn các đơn vị có kinh nghiệm, được thị trường đánh giá cao và thường xuyên cập nhật, cải tiến sản phẩm.

Doanh nghiệp có nên dùng phần mềm quản lý dự án miễn phí?

Mặc dù có lợi thế về chi phí, các công cụ miễn phí thường đi kèm với những rủi ro và giới hạn đáng kể:

• Giới hạn tính năng: Các chức năng nâng cao như biểu đồ Gantt, quản lý nguồn lực, tự động hóa quy trình, và báo cáo phân tích chi tiết thường bị khóa. Điều này gây cản trở khi dự án trở nên phức tạp hơn.
• Hạn chế về quy mô: Hầu hết các bản miễn phí đều giới hạn số lượng người dùng, số lượng dự án hoặc dung lượng lưu trữ. Điều này khiến chúng không có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
• Thiếu hụt hỗ trợ chuyên nghiệp: Khi gặp sự cố kỹ thuật, người dùng thường phải tự tìm câu trả lời qua các diễn đàn cộng đồng thay vì nhận được sự hỗ trợ trực tiếp và nhanh chóng từ nhà cung cấp.
• Rủi ro bảo mật: Các phiên bản miễn phí có thể không cung cấp các lớp bảo mật cao cấp, mã hóa dữ liệu hoặc các chứng chỉ tuân thủ, gây nguy hiểm cho thông tin nhạy cảm của công ty và khách hàng.
• Khả năng tích hợp kém: Việc kết nối với các hệ thống doanh nghiệp khác (như CRM, kế toán) thường rất hạn chế, tạo ra sự rời rạc trong luồng dữ liệu.

Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí không hoàn toàn tốt hay xấu; nó phụ thuộc vào bối cảnh, quy mô và mức độ trưởng thành của doanh nghiệp.

• Nên dùng: Nếu bạn là freelancer, một đội nhóm nhỏ đang thực hiện các dự án đơn giản và cần một giải pháp cơ bản để tổ chức công việc.
• Nên đầu tư: Nếu doanh nghiệp của bạn đang trên đà tăng trưởng, quản lý các dự án phức tạp, xử lý dữ liệu nhạy cảm và cần sự hỗ trợ đáng tin cậy.

Trên đây là tổng hợp những phần mềm theo dõi tiến độ dự án tốt nhất hiện nay để bạn đọc tham khảo và chọn được cho doanh nghiệp hoặc bản thân mình một phần mềm phù hợp. Bạn có nhận xét gì về bài viết thì có thể bình luận ngay nhé.